Tertib Arsip Tingkatkan Efisiensi Kerja, BPKAD Kaltim Jadi Teladan

SAMARINDA – Badan Pengelolaan Keuangan dan Kearsipan Daerah (BPKAD) Kalimantan Timur (Kaltim) menjadi contoh positif dalam menerapkan tertib arsip, memberikan dampak positif pada efektivitas dan efisiensi kerja. Dengan kedisiplinan ini, BPKAD Kaltim mendorong lembaga lain di tingkat provinsi untuk mengadopsi praktik serupa.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, sebagai lembaga kearsipan provinsi, telah memainkan peran penting dalam menyebarkan kesadaran akan pentingnya tertib arsip kepada seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kaltim.

Langkah ini diambil untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja, mengingat peran arsip dalam pertanggungjawaban kegiatan OPD dan sebagai alat evaluasi kinerja.

Lydia Martharina, Pranata Kearsipan BPKAD Kaltim, mengungkapkan manfaat besar yang dirasakan setelah lembaganya menerapkan tertib arsip. Lydia mencatat bahwa meskipun awalnya proses pengelolaan kearsipan terasa rumit, kebiasaan ini membawa kemudahan dan kepuasan.

“Arsipnya tertata dengan baik, di record center dan disusun sesuai denahnya. Jadi, pencarian berkas menjadi lebih efisien,” ujar Lydia pada Senin, 20 November 2023.

BPKAD Kaltim tidak hanya mengelola arsip dengan baik tetapi juga menjadi contoh untuk OPD lainnya di wilayah tersebut. Dengan rutin melakukan penyerahan dan pemusnahan arsip, BPKAD merasa memiliki ruang yang cukup untuk arsip baru yang lebih relevan. Proses ini tidak hanya menghemat ruang penyimpanan tetapi juga meningkatkan organisasi dan kemudahan akses terhadap informasi.

Lydia menambahkan bahwa hasil tertib arsip terlihat dalam setiap aspek pekerjaan, bahkan dalam uji coba dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

“Kami sudah diuji oleh ANRI, mencari berkas dalam beberapa menit saja. Hasilnya kurang dari 5 menit sudah dapat,” ungkapnya.

Dengan keberhasilan ini, BPKAD Kaltim membuktikan bahwa tertib arsip bukan hanya suatu kewajiban administratif, tetapi juga investasi strategis untuk meningkatkan produktivitas dan pelayanan pemerintahan. (nk/adv/dpk kaltim)

POPULER
Search