SAMARINDA – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kalimantan Timur (Kaltim) berencana untuk memusnahkan ribuan arsip Dinas Perkebunan Kaltim karena arsip tersebut sudah berusia lebih dari 10 tahun. Proses pemusnahan diperkirakan akan dilakukan pada tahun depan, saat ini masih dalam tahap verifikasi.
Sebagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang bertanggung jawab atas pengelolaan kearsipan, DPK Kaltim merupakan lembaga yang menampung semua arsip dari seluruh OPD atau dinas-dinas di lingkungan Provinsi Kaltim. Arsip yang sudah tidak aktif di suatu dinas biasanya akan diserahkan ke DPK Kaltim untuk dinilai melalui Jadwal Retensi Arsip (JAR), apakah akan tetap disimpan atau diusulkan untuk dimusnahkan.
Salah satu proses verifikasi yang tengah berlangsung adalah pengajuan pemusnahan arsip dari Dinas Perkebunan Kaltim, yang terdiri dari ribuan arsip berusia lebih dari 10 tahun. Pemusnahan ini juga memerlukan izin dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui DPK Kaltim.
Arsiparis Penyelia DPK Kaltim, Ana Palyantisari, menjelaskan bahwa saat ini tahap verifikasi masih berlangsung. “Kami mencocokkan dulu daftar arsip dengan fisiknya. Kemudian kita buat timnya juga yang bekerja memisahkan arsip statis dan usul musnah, membuat notulen, juga pertimbangan,” ungkap Ana.
Meski jumlah persisnya belum pasti, diperkirakan ada sekitar 6000-an arsip yang diajukan untuk pemusnahan. Proses verifikasi akan menentukan jumlah akhir dari arsip yang akan dimusnahkan.
Upaya pengajuan pemusnahan arsip ini dilakukan untuk mengatasi penimbunan arsip, sehingga arsip yang tidak lagi berguna dapat dihilangkan, mengurangi beban penyimpanan, dan menghemat ruangan untuk dokumen yang lebih penting untuk diarsipkan. (nk/adv/dpk kaltim)
