SAMARINDA – Proses pemusnahan arsip di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kalimantan Timur (Kaltim) merupakan tahapan yang melibatkan sejumlah langkah dan persetujuan, seperti diungkapkan oleh Lydia Martharina, Pranata Kearsipan BPKAD Kaltim.
Meski eks Biro Keuangan Kaltim telah bertransformasi menjadi BPKAD Kaltim sejak 2017, lembaga tersebut masih memiliki ribuan arsip dengan usia lebih dari 10 tahun yang perlu dinilai dan diproses.
Dalam tahun ini saja, BPKAD Kaltim telah melakukan lima kali penyerahan arsip kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim untuk dipermanenkan atau dimusnahkan.
Lydia menjelaskan bahwa proses setiap penyerahan dan pemusnahan arsip memakan waktu yang cukup lama, tidak hanya sebulan. “Arsip keuangan adalah yang paling banyak. Tapi sudah dinilai oleh tim BPKAD dan DPK. Setelah dinilai bersama, baru kami ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia),” ungkap Lydia pada Senin, 20 November 2023.
Penting untuk dicatat bahwa persetujuan untuk pemusnahan arsip yang memiliki masa retensi lebih dari 10 tahun tidak hanya memerlukan persetujuan Gubernur Kaltim, tetapi juga koordinasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.
Proses ini melibatkan tahap evaluasi dan persetujuan yang kadang memakan waktu dua hingga tiga bulan. Lydia menekankan bahwa mendapatkan persetujuan bukanlah langkah yang instan. Perlu adanya keselarasan perspektif mengenai apakah arsip tersebut layak dimusnahkan atau tidak.
“Walaupun kita nilai untuk dimusnahkan, namun ada anggapan bahwa itu tidak perlu atau tidak bisa dimusnahkan. Proses semacam itu memakan waktu yang agak lama,” tambahnya.
Setelah mendapatkan persetujuan, proses pemusnahan dilakukan dengan mencacah arsip menggunakan mesin pencacah kertas menjadi limbah kertas yang tidak dapat membaca informasinya. Keseluruhan proses ini memerlukan waktu hingga satu bulan.
Terakhir, pencipta arsip juga harus menyusun laporan hasil kegiatan pemusnahan arsip, menandakan bahwa proses ini bukanlah tahapan yang dapat diselesaikan secara instan. (nk/adv/dpk kaltim)
